残業好きなの?仕事効率が悪い人の8つの特徴と改善方法

どうも残業大嫌い人間のアオ(@sh0g0_a0ki)です。

 

日本は生産性が低いとか最近よく言われていますよね。

そもそも「生産性ってなに?」っていうとこなんですが、ここで言っているのは国のGDP(労働生産性)のことのようです。

 

GDP(労働生産性)が先進諸国最下位っていう記事を見かけましたが、そもそもGDPは国の環境に大きく左右されるものです。

特に日本は島国であり、「都会」に比べて「田舎」が多く、超高齢社会という特色があります。

 

北海道のほっとんど人の住んでいない音威子府村(おといねっぷむら)のような田舎と、東京のような都会とでは生産量の差が大きくなるのは当たり前ですよね。

 

それらを平均して算出したのがGDPです。

そしてこれは「日本で日本人が生み出した利益」であるため、「海外で日本人が生み出した利益」は含まれていません。

 

日本の有力な経営者たちはどんどん海外に向けてビジネス展開していますが、その生産量は残念ながらGDPに含まれないわけです。

 

こういった特色を考慮すると、「日本の生産性は低い!」「日本人もっと働け!」みたいな煽りには無理がある気がします。

 

しかし、明らかに生産性を落としている労働者たちがいるというのは事実です。

それは僕がこの目で毎日のように見ているから分かります。

 

ということで、かなり前置きが長くなってしまいましたが、今回は仕事効率が悪い人の特徴と、その改善方法について解説していきます!

 

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内容よりも形式にこだわる

ルールというのは、人との間に信用がないから生まれるものなんですよね。

お互いが信用しあっていれば、そこにルールっていうのは必要ないんですよ。

 

つまり、マニュアルは少なければ少ないほど良いわけです。

 

例えば、平社員であるあなたが、緊急で海外にいる社長に報告しなければいけない事案が発生したとしましょう。

でも報告書にはテンプレートや複雑な報告手順があった場合、あなたならどうしますか?

 

ここで仕事効率が悪い人はワタワタしながら、手順通りにやろうとするわけです。

大体の会社は自分の立場から最も近い上司から上司に、エスカレーター式に報告していくかと思います。

 

この場合、社長には緊急とはとても思えない遅いスピードで情報が伝わることになるでしょう。

 

大きな会社であればあるほど、社長に直接連絡するなんて形式上あり得ないです。

でも、ここで考えるべきはいかに早く社長に情報を伝えるかということですよね。

 

直接は無理でも、直近の上司に相談してエスカレーターを飛ばすように依頼するくらいはできるでしょう。

もしあなたが役職のある立場であるなら、すぐに電話で報告するのがベストだと思います。

 

このように、形式よりも自分が出すべき結果に焦点を置くことが必要です。

 

『やってる感』に時間を使う

仕事における『電話』というツールは諸刃の剣です。

電話はどうしても人の時間を奪ってしまいます。

 

単純作業なら別ですが、電話しながら通常のタスク処理をこなすのは至難の業です。

 

↓こんな記事もあるくらいですからね。

「電話で連絡してきた人とは縁を切ります。」僕は日本の電話文化を根絶させたい。

 

でも無駄に電話での連絡を好む人ってたまにいませんか?

いちいち電話してくる人。

 

電話連絡というのは、たしかに遠くにいる人との情報共有にはとても有効的な手段ではあります。

でもそれは緊急性の高い時のみです。

 

なにより電話ではやりとりの履歴が残りません。

電話による情報共有はあくまで個人間だけになるわけです。

他の人には電話した当人が情報共有する必要があります。

 

完全に二度手間ですよね。

チャットでやりとりすれば、そのチャットのログを共有するだけで済むわけじゃないですか。

 

そして似た事例でいうと、頻繁に会議を行うということでしょうか。

「会議」と聞くと、とても仕事している感がありますよね。

 

でも会議自体からは利益は生み出されません。

そしてなにより、会議に参加している時間に参加者はほとんどの作業ができないわけです。

 

なぜこの非生産的な『電話』と『会議』を好む人が多いのか?

それは『やってる感』を得たいからです。

 

「俺、会議行ってくるわ(ドヤッ)」みたいな感じですかね。

そして会議が終わると「俺、会議行ってきたわ(ドヤッ)。ふぅ」みたいなやりきった感を滲ませながら帰ってくるわけです。

まったく理解ができません。

 

会議ばっかりやってる人たちを見ると、どうしても「こいつら相当暇なんだろうな」と思ってしまいます。

 

少なからず、ぞろぞろと大勢でやる会議には価値がありません。

多くの人の意見が欲しいのであれば、アンケートを取れば済む話ですからね。

 

今はインターネットやツールを使えば簡単にアンケートの作成と集計が行えるはずです。

 

自分の中で、「やってる感」に騙されないように意識することが重要です。

 

常に、「この時間で何を生み出したのか? 」または「なにを生み出すためのインプットだったのか?」を考えて時間を使う必要があります。

 

情報共有に無駄な情報が多い

仕事上の質問や情報共有をされたときに、よく「うんうん、で?」となることがあります。

これは、本当に知りたい情報がまったく含まれていなかったり、前置きが長かったりするためです。

 

情報共有のスピードはとても重要です。

 

例えばあなたが複数人から質問を受けて、それぞれに返答をしなければいけないとしましょう。

一人の人に情報共有している時間は、他の人は待っているわけですよね。

 

もしかしたら、あなたが返答しない限り、その人は作業に着手できないかもしれない。

あなたの情報共有が遅れれば遅れるほど、一人の何もしていない時間がどんどん増えてしまいます。

 

特に話すことが好きな人に多いという印象がありますが、無駄な情報は与えないようにしましょう。

共有時間が長引くだけでなく、相手を混乱させてしまう可能性があります。

 

その人に必要となるであろう情報だけを共有することが大切です。

 

また、情報共有をする際には具体性も大切です。

いくら短く済ませるべきだといっても、結局情報を受け取った側が何をすればいいのかが理解できなければ意味がありません。

 

特に指示を伝えるときは「なぜそうするのか?」を省いて、「なにをすればいいのか?」だけを伝えるようにしてください。

自分が出す指示に自信がないのであれば、理由を話すのも一つの手ですが、大抵の場合は不要です。

 

情報共有はより本質的かつ、できる限り短く済ませましょう。

 

ホウレンソウが遅い

作業で行き詰ったときは人に相談してみるとあっさり解決したりしますよね。

何かを失敗してしまったときは、すぐに上司に報告するということも重要です。

 

仕事における『報告・連絡・相談(ホウレンソウ)』はどんな職種でも大切になってくるかと思います。

当たり前のことなはずですが、これができない人が結構いるんですよね。

 

忙しそうにしているから話しかけづらいとか、怒られるのが怖いとか。

そういう考えが先行してホウレンソウが遅れるのはナンセンスです。

 

報告相手の状況なんて考慮する必要はありません。

あなたが報告しなければならない相手というのは、逆にいうと報告されるという役割を担っている役職の人間のはずです。

 

【徹底解説】仕事効率を爆発的に上げるタスクマネジメントの活用法でも解説しましたが、あなたがホウレンソウを行うことで、あなたのタスクは報告された側の人間のものとなります。

 

自分の手持ちタスクを減らすためにも、どんどんホウレンソウを意識して行動することが大切です。

 

交渉するという手段を考えない

期日が決まっている作業があるとして、早い段階で「これは期日までに完了させるのは無理かもしれない」と判断できた場合、どうするべきでしょうか?

 

多くの人はここで残業という愚行に走ります。

 

しかし、残業というのは作業着手時から想定されていたものなのでしょうか。

ブラックなところでは、想定されている場合がほとんどでしょうが、そうではないところではしっかりと時間計算がされているはずです。

 

期日に間に合わないという状況にはどういった原因があるのか考えてみましょう。

まず、単純に想定していた作業量をこなすことができていないということが考えられますよね。

 

これは、力不足や情報不足、準備不足など、単純に労働者側に責任があります。

 

次に、そもそも最初から無理な時間設定だったということが考えられます。

特に専門職の場合、クライアント側がこちらで具体的にどのような作業をするのかが分からないという場合があります。

 

それにもかかわらず、無理な期日が決まってしまったというのは、単純に依頼受注時の対応が悪いというわけです。

業種によるとは思いますが、依頼の受注者と実際に作業する労働者が同じ人間である可能性は低いですよね。

 

この場合、完全にミスの尻拭いですが、労働者が「無理だ」と判断する必要があります。

 

ではこれらの原因を考慮した上で、どうするべきか?

 

それは交渉するということです。

 

相手が上司だろうが、クライアントであろうが、です。

 

しっかりと間に合わないかもしれない理由を説明した上で、期日の延長、タスクの削減、人員の増加などについて交渉を図ってみましょう。

 

「お金は時間を使って稼ぐものだ」という価値観を持っている

 

恐らくですが、もし仮に日本の生産性が低い理由が個人にあるとすれば、これが一番デカいんじゃないかなと思っています。

それが「時間を削って稼ぐ」という考えかたです。

 

特に時給制を導入している仕事では、成果は関係がありません。

仮に何もしていなかったとしても、そこでその時間働いていましたという事実があれば給料は発生するわけです。

 

成果を上げるには労力が必要ですよね。

でも頑張っても給料が増えないなら頑張らないのが普通です。

 

誰だって楽したいと思っているわけですからね。

でも「そこにその時間いればいい」という考えかたはもったいない。

 

給料(報酬)は、使った時間ではなく与えた価値の見返りとして手に入るものです。

 

使う時間を増やすのではなく、与える価値を増やすことを優先して考えるようにしましょう。

 

数字を意識して行動しない

「数字が嫌い」という人も多いですが、仕事においては数字が大切です。

仕事における目標を達成できない人というのは、大体感覚で仕事をしています。

 

目標までの過程を細分化して、小さな目標をどんどん達成していくという考えかたができていないんですね。

 

何かしらの期日が設定されている作業内容であるのであれば、数字で作業進捗率を管理するというのは、なおさら必要です。

これができない人は、自分が今日やるべきタスク量が分からず、後になってワタワタすることになります。

 

 

1日の中で使える時間は限られています。

通常であれば1日8時間ということになりますね。

 

ということは、期日から逆算して、作業時間が何時間あるのかを考えてみる必要があります。

 

1日でどのくらいまでやれば間に合うのか?

この際、できれば期日の1日前に終わらせるくらいの感覚で考えて、予備日(バッファ)を作っておくといざという時に使える時間を確保できます。

 

待ち合わせでいう5分前行動みたいなものですかね。

電車が遅れるなどの意図しないイレギュラーに対応するためには早め早めの行動が重要です。

 

常に数字を意識して行動するようにしましょう。

 

切羽詰まった感をアピールする

多くの人は素直に「助けてください」と言いません。

 

自分の仕事のできなさを認めたくなかったり、純粋に他人に迷惑をかけたくなかったりという理由があるのかもしれません。

でも前者が理由の場合、よく見るのが「やべぇ! 俺超忙しい! やべぇ!!」みたいな切羽詰まった感をむんむん漂わせる人です。

 

何かを質問されると、「今忙しいから無理」みたいな対応をして仕事を放棄したりします。

こうなってしまうのは明らかにその人の仕事の回し方が悪いという理由からです。

 

単純に仕事が遅いのか、無理なタスク量を一人で抱え込んだのかは分かりません。

 

でも少なからず、僕は今まで働いてきてそんな状態になったことはありません。

その切羽詰まった感むんむんの人と全く同じポジションになったこともあります。

 

つまり、切羽詰まった感をアピールしている人というのは、仕事放棄をしようとしていることと同義なわけです。

だって話しかけづらいし、タスクを振りづらいですよね。

 

こういう人物は周りの雰囲気を悪くします。

その職場全体に「余裕がない」空気を流すことになってしまいますからね。

 

どんなに余裕がなくても余裕がないことを周りに遠回しに見せないようにしましょう。

余裕がなくなるのなら、そうなる前に周りに相談しておくべきですね。

 

さいごに

今回は仕事効率が悪い人の特徴について、解説してみました。

自分に当てはまるものはあったでしょうか?

 

仕事効率というのは会社に限ったことではなく、自分の日々の生活にも影響を与える可能性があります。

特に個人でのビジネス活動をするならなおさらです。

 

自分の時間を上手く使って、効率的にタスク処理をできるようにしていきましょう。

 

この記事があなたの道を照らす星になりますように。


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