【徹底解説】仕事効率を爆発的に上げるタスクマネジメントの活用法

横文字が多いネットビジネス業界ですが、「タスク」という言葉はかなり出てきます。

タスクというのは簡単にいうとやるべき課題のことです。

僕たちには仕事をしていなかったとしても、常になにかしらのタスクがついてまわっています。

 

食事や睡眠なども一種のタスクといえるでしょう。

このタスクをこなさないと生きていけないですからね。

 

なぜこういうタスクという概念が多く使われているかというと、管理がしやすいからです。

タスクを管理することをタスクマネジメントっていいます。

そのまんまですね。

では、さっそくタスクマネジメントの方法について考えてみましょう。

チームで作業する場合のみに有効な方法については「★」マークをつけています。
もしあなたが個人で活動してる場合は「★」マークを飛ばして読んでください。

 

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タスク化して考える

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作業内容のタスク化

まずは自分がやるべき作業内容を書き出して、作業ごとに書き出してみましょう。

その自分の作業をリストにして書き出すことをタスク化といいます。
タスクっていうのは作業とか課せられた仕事、職務などの意味があります。

これによってぼんやりとしている自分の仕事内容を明確化できて、作業進捗率も作業ごとに管理がしやすくなります。

今日は伝票チェックして、商品の発注して、商品の品出しして、レジ打ちして、えーと……あとは……あそこの商品を季節に合わせた商品に入れ替えて、棚のレイアウトを上司に確認してもらって……うーんと……在庫確認もしないとだし……あと……

↓↓↓

伝票チェック

個人客からの依頼商品発注

秋用商品の品出し

レジ打ち

商品棚作成

在庫確認

これがタスク化です。
自分が何をやれば良いのか分かりやすくなりましたよね。

書き出すタスクは細ければ細かいほどいいです。

すごく小さな内容でも書き出すように心がけましょう。

 

優先順位の設定

タスク化ができたら、次は書き出したタスクの優先順位を決めましょう

作業内容には期限が設定されているものが多いです。

その期限が短いものから優先的に片付けていくのがいいですね。

 

とはいえ、期限は指定されていなくても、客先から依頼されているタスクや周りに影響を与えるタスクなどは先に着手しておいた方がいい場合もあるので気をつけてください。

 

★完了タスクの共有

完了したタスクは分かるようにしておきましょう。

これは自分以外の人に影響が出る場合には、とても重要です。

チェックマークをつけたり、線で消したりするのではなく、どのタスクをどうやって完了させたかという内容をメモしておく必要があります

 

自分の中では完了したつもりでも、他の人から見た場合に「全然ダメ!」ということがあります。

その場合、修正を加えるときに自分がどうやって完了させたのかを忘れてしまったら周りからの信頼を失いかねません。

完了したタスクはできるだけ仲間に共有するのが大切です。

仕事内容にもよりますが、自分が完了させたタスクを他の誰かがまたやってしまうということが発生する場合もあるので、そういった無駄な作業を省くことができます。

 

作業達成率の目標を設定する

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理想の目標を設定する

目標は高く!ということで、まずは理想の目標を設定します。

理想と現実は違いますが、理想がなければ現実は向上しません。

イレギュラーが全くなくて、自分の作業時間予測がめちゃくちゃ正確ならこれは達成できるはずです。

もし理想通りに作業が進んでしまって、時間を持て余してしまう分には困らないはずです。
(忙しいのが好きな人もいるかもしれませんが)

 

元々1日で完了させるのが無理なタスクについては、期限を考慮して「今日はここまでやる!」という目標を設定しておきましょう。

この際、目標値の設定は「100% ÷ 完了までの期限日数」にしないでください。
この計算で動いてしまうと、イレギュラーに対応できなくなります。

 

 

これを避けるために、少なくとも期限日の午前中には完了できるような目標を設定してください。

IT系の仕事でタスク管理ツールを使用している場合は、タスクの進捗率が数値で表示されるので、「このタスクは30%、あのタスクは80%達成できるようにしよう!」というように具体的な数値まで目標設定してください。

目標設定は具体的であればあるほど仕事効率化には効果的です。

 

最低でも必要な目標を設定する

目標を設定しても、イレギュラーによって自分のタスクの進捗率が全く伸びない場合もあります。

 

仕事にイレギュラーはつきものですよね。

そういった場合を想定して、「なにがあっても今日中にここまではやらないとヤバイ!」という最低でも達成しておかないといけないタスク内容についても考えておきましょう。

 

スケジュールを管理する

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作業時間の予測を立てる

各タスクの完了までにかかる時間はそれぞれ違います。

タスクに一人で着手した場合にかかる時間を予想します。

 

初めてやる作業だと、予想するのが難しいと思います。

初めてやる作業がある場合は、まずその作業を優先的に少しやってみましょう。

ぴったり何時間あれば完了できるかは分かりません。

自分ややったことのある人の体感や経験から大体の時間を出してみるだけで良いです。

 

1日の作業予定を立てる

予測した作業時間を参考にして、1日の作業のスケジュールを立てます。

ここで注意しなければいけないのが、時間指定タスクです。

時間指定タスクは◯時から◯時までという時間が決められているので、自分の都合で時間を変えることはできません。

客先からの依頼や、会社内で決められた割り振りなどは時間指定タスクが結構ありそうですよね。

先ほどの例を使って時間指定タスクを考慮したスケジュールを立ててみます。

 

08:00〜17:00勤務の場合

  • 08:00〜08:30 在庫確認
  • 08:30〜09:00 個人客からの依頼商品発注(優先タスク)
  • 09:00〜10:00 不足在庫の発注
  • 10:00〜11:00 上司から指示された棚割り・陳列(優先タスク)
  • 11:00〜11:15 休憩
  • 11:15〜12:00 伝票チェック
  • 12:00〜14:00 レジ打ち(時間指定タスク)
  • 14:00〜14:45 休憩
  • 14:45〜16:00 伝票チェック
  • 16:30〜17:00 商品の品出し 進捗率3割を目標

こんな感じですね。

時間指定タスクの直前にやるタスクは、途中で作業を一旦停止しても問題がないものにしましょう

 

例えば、棚割り・陳列を直前にやっていると、棚作成というタスクが時間までに完了できなかった場合、中途半端な棚があなたがレジ打ちをしている間、客の目に触れてしまいます。

もし他の誰かに引き継ぐにしても、上司からの指示を具体的に伝えるのは時間的に難しいですよね。

 

そういった理由から、時間指定タスクは結構やっかいな場合が多いです。

各タスクの特徴を考えてスケジュールを組みましょう。

 

ちなみに、なぜ優先タスクである「上司から指示された棚作成」の前に優先タスクではない「不足在庫の発注」を先にやるのかというと、「個人客からの依頼商品発注」で発注作業をするので、同時にやってしまったほうがいいからです。

 

ここはバランスを考えるのが難しいところなので、一概には言えませんが、発注→棚作成→発注という流れで動くのと比較して、どのくらいの時間差が生まれるのかということを考えて、メリットのある方のスケジュールを組んでください。

 

目標達成の可否を判断する時間を決める

優先タスクの完了ができなかったり、タスクの最低必要達成値を超えることがどうしてもできないという場合があります。

理由としてはイレギュラーの発生だったり、自分の見積もりが甘かったなどが考えられます。

こういった場合に備えて、時間内に目標を達成できない可能性が高いということを上司や客先に伝える期限を自分で考えておきましょう

 

「16:30までに完了できなかったら報告する!」というように具体的な時間を設定するのが良いですね。

イレギュラーによって明らかに作業予定が狂ってしまった場合は、その時点で報告や相談をしてしまってもいいでしょう。

終わりそうにない場合は、とにかく隠さないで報告しましょう!

 

タスクを管理する

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手持ちのタスクを分配する

同じ職場にいる人間が全員同じ仕事量をこなしているということは絶対にありません。

誰かが楽をしていて、誰かがめちゃくちゃ忙しいという状態の職場がほとんどです。

自分の手持ちのタスクはどんどん分配して手元からなくしてください!!

 

これによって楽をしていた人が少し忙しくなって、あなたは多くの人にタスクを渡せば渡すほど楽になっていきます。

これができていない人が多いんです。
多すぎです。

相談してきた彼女は精神的に追い込まれているような状態でしたが、そういった責任感が強い人ほどタスク分配ができないです。

自分で自分を苦しめることになるので、これは絶対にできるようにしておいてください。

 

これやっておいてくれる?こっちのあなたはこれ。そっちのあなたはこれをお願いね。

 

忙しいか忙しくないかなんて、自分がある程度の期間やっている仕事であれば、大体見ればわかります。

世の中は楽をしたい人間で溢れかえっているので、大抵の人は忙しいフリをしているだけです。

 

考えてみてください。

あなたの職場にいる人の中に、「ん?そういえばあの人はいっつも何してるんだろう?」って人いませんか?

たぶんその人はほぼ何もしてないです。

そんなやついないだろうと思うかもしれませんが、普通にいます。

出勤してきて、勤務時間まで仕事といえるようなことは何もしないんです。

 

ちなみに僕はそういう人を知っています。

もちろんネットビジネスの成功者とかではないです。

ただの僕たちと同じ、働くべき従業員です。

 

僕の経験上ですが、こういう人に限って、なんか無駄に態度が大きかったり、威圧的で話しかけにくい雰囲気を持っていたりします。

でもそんなのは気にせず「はい!どーぞ!」と笑顔でタスクを渡してあげましょう。

 

それから、凄く忙しそうだけど電話をしているわけでも、走り回っている訳でもない人にも声をかけてみましょう。

実は忙しそうにやっている仕事が対して優先度の高いタスクではない場合があったりもします。

「なんでそれを先にやろうと思ったの!?」みたいな作業を忙しそうにやっているくらいだったら、あなたが優先的に実行した方がいいと判断したタスクの手伝いをしてもらった方がいいです。

 

タスクの分配は必要であるなら、立場とかを考える必要はありません。

僕はアルバイトですが、契約社員や正社員に作業のお手伝いをお願い(作業指示)をすることもあります。

 

もちろん元々はあなたのタスクなので、分配したタスクが完了した場合は、完了したタスクがあなたに戻ってくるようにしておく必要があります。

つまりは作業を頼むときは「終わったら教えてね」ってことを伝えておいてください。

 

極端な話をすると、あなたの手元にタスクが0になってもいいんです。

配ったタスクの進捗状況や内容を管理するだけです。

あなたは立場に関係なく、まるでタスクを配った人達の上司のような感覚になるかもしれませんが、別に悪いことではありません。

なぜなら、あなたは自分が与えられたタスクを期限内に完了させればいいからです。

 

もし、あなたが上司だったとして、部下に頼んだタスクが完了した状態で「終わりました」って報告されたら、その部下自身がそのタスクを完了させたかどうかなんて考えますか?

頼んだ仕事がきちんと終わっていたら、過程はあまり重要ではないはずです。

 

とはいえ限度はあるので、常識の範囲内でやってください。

やり過ぎると、タスク管理が追いつかなくなって、結果的にミスが多発したり、仕事仲間からの信頼を失ったりする可能性があるので気をつけましょう。

 

ちなみに、上司や客先に相談や報告をすることによってタスクを渡すこともできます。

あなたが上司や客先に相談した場合、そのタスクはその相談した人が答えを出してあなたに指示を伝えるまでの間は、その人のタスクです。

完了タスクの報告も同様です。

完了タスクに不備があったとしても、その不備の修正を上司や客先があなたに指示するまでの間は完了タスクはあなたの手元にはない状態です。

 

なので、作業をする上でわからない場合はどんどん相談してください。

もしもタスクを分配するのが難しい場合は、出来る限りタスクが自分の手元にある時間を少なくするように心掛けてください。

タスクを分配する際はできる限り具体的に作業内容や期限を伝えるようにしましょう。

 

個人でビジネスをやっている場合は、作業を「外注」することによってタスク分配が可能です。

もちろんお金はかかりますけどね。

でもタスク分配はそれだけの価値があります。

お金は稼げばいいですが、時間は短縮はできても取り戻すことはできません。

 

★教育する

長い目で見て必要だと判断した場合は、自分の仕事内容について後輩や部下に教育をすることに時間を割いてもいいです。

これによって、教育した相手が、あなたと同じ仕事をできるようになります。

 

あなたの代わりができればあなたはとても気が楽になるでしょう。

そういう意味では、とても有効的な方法なのですが、これには注意点が多いです。

教育時の注意点

  1. 教育相手が教育した内容を理解できる人間であること
  2. 教育相手に教育した内容を実行できる能力があること
  3. 教育相手が教育した内容の仕事を実行できる立場にあること
  4. 教育相手が近々仕事を辞める可能性が低いこと

これらの条件が揃っていない相手に教育することは、教育に費やした時間が無駄になる可能性があります。

特にアルバイトやパートはいついついなくなるかわかりません。

仕事ができる人だからといって教育したところで、辞めてしまったら意味がありません。

 

個人的な経験からですが、できる人ほど辞めていきます。

なので、教育する場合は人を選んでください

 

まとめ

タスクマネジメントをするにあたって、個人であればプランナーのような手帳やスケジュール管理用のアプリ、ツールなどを使うといいと思います。

ちなみに僕はフランクリン・プランナーとEvernoteを使っています。

 

チームでの作業であれば、プロジェクト管理ツールの使用をおすすめしたいです。

僕もバイト先で使っていますが、かなり便利です。
進捗率も出しやすいですね。

特におすすめなのがBacklogというツールです。

これはすごく使いやすい。

 

個人にしてもチームにしても、とにかくビジネスやるならタスクマネジメントは必須です。
もはや常識です。

タスクマネジメントは頭のなかでやるだけでもかなり仕事効率があがりますよ!

作業に取り掛かる前に、少し時間をかけてでもやってほしいです。

タスク化しないでやるよりはるかにスピードが早いので、タスク化や優先度決めに時間を割いても損はしません。

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