これでスッキリ!Gmailの受信メールを指定フォルダに振り分ける方法

いろいろなサイトに登録したりしてると、メールが溢れかえってきて、どれが重要なメールなのかわからなくなったりしませんか?

 

ごっちゃごちゃでどれがどれだかわかんないー!!

 

僕は普段Gmailを使っているのですが、今まであまり整理したことがなかったんです。
でもさすがにメールが盛々になってきたので、「どげんかせんといかん!」と思って今日整理しました。

それはもう、

すごいスッキリです!

 

ということで、このスッキリ感をあなたと共有するために、今回はGmailのフォルダ振り分けの方法をご紹介します。

 

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フォルダ振り分けとは

 

この人からのメールはここ! こっちの人はここ!

 

という感じで、指定した条件によって、入るフォルダを自動的に振り分けるってことです。

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↑こんな感じです。

 

たくさんメルマガ読みたいけど、メルマガに重要なメールが埋もれてて、気づかなかったら困りますよね。

そういった重要メールの見落としを防ぐこともできますし、何よりメールのチェックがしやすいです。

 

 

フォルダ振り分けの手順

フィルタ条件を決める

フォルダ振り分けという言葉を使ってきましたが、Gmailにはフォルダ振り分けという機能があるわけではありません。

Gmailではフィルタラベルを使ってメールの振り分けを行います。

 

まずはフィルタをかける条件を設定していきましょう。

Gmailのトップ画面を表示したら、画面上部に検索ボックスが表示されていると思います。
検索ボックスの右側に下矢印が表示されているので、そこをクリックしましょう。

 

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クリックしたら以下のような検索条件を入力するダイアログボックスが表示されます。

 

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そこで自分がフォルダ振り分けをしたい条件を入力します。
画像では差出人に「wordpess」という文言が含まれているという条件を入力しています。

From欄にアドレス以外の文言を入力すると、その文言が含まれているアドレスや差出人名を抽出してくれます。

 

具体的な差出人のアドレスを指定することもできますが、今回は文言指定で進めていきますね。

差出人のアドレスで条件指定したい場合は、From欄にアドレスを入力すればOKです。

 

もしあなたが、「wordpess」または「xserver」という文言が含まれているメールにフィルタ条件を設定したいという場合は、From欄に「wordpess OR xserver」と入力しましょう。

「OR」を使用することにより「または」という意味の条件を指定することができます。

 

ってことは「AND」なら「かつ」って意味で条件指定できるの?

 

と思うじゃないですか?

でも「かつ」という条件を指定する場合は、「wordpess xserver」と入力します。
これで「wordpess」かつ「xserver」という文言が含まれているメールにフィルタ条件を設定できます。

「かつ」を指定する場合は「AND」ではなく「半角スペース」を使用するので注意してください。

 

件名欄も同様に指定が可能なので、件名で条件指定したい場合は件名欄に文言を入力しましょう。

 

入力が終わったら、「この検索条件でフィルタを作成 »」をクリックしてください。

 

ラベルをつける

 

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「受信トレイをスキップ (アーカイブする)」にチェックを入れておきましょう。

チェックを入れなくてもフォルダには入りますが、受信トレイにも指定フォルダにも表示されるっていう状態になるので、あまりオススメしません。

 

チェックを入れたら、次はラベルをつけます。

といっても、まだラベルがないと思うので、まずはラベルを作りましょう。

 

「ラベルを選択」と書いてあるボタンをクリックしてください。

すると「ラベルを選択」の下に「新しいラベル」と表示されている場所があると思うので、そこをクリックしてください。

 

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上記のような名前入力画面になるので、自分の分かりやすい好きな名前を入力してください。
これがフォルダ名になると思ってくれて良いです。

 

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最後に「◯件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックを入れるのを忘れないようにしてください。

ここにチェックを入れないと、設定後に送られてきたメールにはフィルタがかかりますが、今現在受信トレイに入っているメールにフィルタが適用されません。

 

どうせなら、今あるメールもフォルダに入れてしまいたいですよね?

 

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これでフィルタの条件指定とラベル作成は完了です。

実際にちゃんと振り分けられているか見てみましょう。

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「wordpress」と差出人やアドレスに入っているメールが振り分けられていますね。

これで次から送られてきたメールで条件に合致しているものは、ここに入るようになります。

 

お疲れ様でした。

 

まとめ

どうでしたか?
結構簡単でしょう?

あなたの受信トレイがごちゃってるんだとしたら、絶対やったほうがいいですよ。

部屋の整理整頓も大事ですが、メールの整理整頓も大事です。
フォルダ振り分けをして、重要な情報を見落とさないようにしてくださいね。

これで仕事効率もアップですよ!

 

そして整理整頓したあとは気持ちがいいです。

レッツフォルダ振り分け!!

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